Opiskelijoiden järjestämä hackathon

Turun ammattikorkeakoulussa ensimmäisen vuoden opiskelijat osallistuvat projektipajoihin, joissa toimeksianto tulee yritykseltä tai TKI-hankkeelta. Open DaaS -hanke antoi toimeksiannon yhdelle projektipajalle, jonka tehtävänä oli auttaa Älykäs liikenne ja kiertotalous hackin järjestämisessä 28.-29.11.2018. Alla olevassa tekstissä projektipajan jäsen kertoo koko syksyn kestäneen prosessin etenemisestä omasta näkökulmastaan.

—

Ensimmäisessä pajatapaamisessa aikaa käytettiin tutustumiseen ja menimme ’’ryhmäytymään’’ Samppalinnan puistoon. Kävimme myös Bar Toimistossa, jossa teimme nimileikkejä ja opimme toisten pajalaisten nimiä. Tutustuimme myös pajamme johtajiin.

Seuraavalla eli toisella tapaamisella tutustuimme toimeksiantajaamme Tuomo Heloon, joka vieraili tunnillamme ja selitti projektipajan tehtävän meille. Mukana oli myös muita henkilöitä hänen mukanaan: opiskelija-assistentti Leevi Ahokas ja yritysten suhteen auttava Piia Nurmi. Tehtäväksemme tuli selvittää, mitä on avoin data ja tehdä pienille ja keskisuurille kiertotalousyrityksille suunnattu kysely sen pohjalta. Kyselyn myötä kysymme yrityksiltä myös, että haluavatko osallistua meidän järjestämään Hackathon-tapahtumaan, jossa aiheena on kiertotaloudet, avoin data ja sen hyödyntäminen.  Tapaamisessa päätimme myös projektipajan roolit kaikille pajalaisille, jossa minä halusin bloggaajaksi. Projektipäälliköksi valittiin Tuomas, sihteereiksi Joa ja Juha sekä esitysryhmään Camilla, Patrick ja Antti.

Kolmannelle tapaamiselle tuli paikalle Piia Nurmi seuraamaan projektipajan etenemistä ja kertomassa meille tarkemmin lisää infoa, mitä on avoin data. Ryhmässä keskustelimme avoimesta datasta ja mihin yrityksiin voimme ottaa yhteyttä ja mihin emme, sillä niillekin oli asetettu rajat. Ryhmäläiset esittivät kysymyksiä innokkaasti. Tunnilla ilmoittauduttiin myös tekstiili hackathon tapahtumaan. Pajastamme osallistui tekstiili Hackathoniin Juha Laitinen ja Tuomas Lähteenmäki. Lisäksi laadimme valmiiksi projektisuunnitelman sekä GANTT-taulukon. Tunnin lopussa pohdittiin mihin yrityksiin otetaan yhteyttä.

Ensimmäinen pajapiiri suoritettiin 26.9.2018. Pajapiirissä tehdään aina kahden tunnin keskustelu aiheesta, josta Niko antaa materiaalit Driveen. Pajapiireiltä ei saa olla poissa kuin yhdeltä tunnilta. Ensimmäisen pajapiirin suorittamiseen teimme yhteistyötä Projektipaja 21:n kanssa. Kun osallistujia oli enemmän paikalla, saimme paljon keskustelua aikaiseksi. Kaikki saivat puheenvuoron esittää omat mielipiteensä pajapiirin aiheesta. Piirin jälkeen jatkoimme ryhmän sisäisiä tehtäviä: Suunnittelua ja yritysten etsimistä. Projektin etenemiseksi jaoimme porukan kahteen ryhmään. Toinen ryhmä työsti yritykselle tehtävää haastattelua eli valmistelivat kysymyksiä. Toinen ryhmä jatkoi yritysten etsimistä internetistä, joihin voisimme ottaa yhteyttä. Lisäksi viimeistelimme projektisuunnitelman ja palautimme sen. Sovimme tapaamisen toimeksiantajan kanssa keskiviikoksi 3.10.18, kun Jonna tuli käymään projektipajassamme. Hän alustavasti lupasi rahoitusta esim. haalarimerkkeihin, joilla voisimme houkutella opiskelijoita osallistumaan tapahtumaan.

Viidennellä tapaamisella jatkoimme projektin valmistelua ja suunnittelua. Jaoimme ryhmän taas kahteen pienenpään porukkaan, joista toinen alkoi suunnittelemaan hackathon tapahtumaa. Toinen pikkuryhmistä loi alustavaa suunnitelmaa siitä, miten tapahtuma etenee ja miten käytämme ajan sekä miten houkuttelemme opiskelijat mukaan tapahtumaan. Mukana auttamassa oli Ultrahack-edustaja Lassi Lehtonen. Toinen porukka teki haastattelua, joka onneksi saatiin valmiiksi. Teimme myös kaikille yhteiset ohjeet haastatteluun valmistautumista ja tekoa varten. Posteriryhmä aloitti posterin tekemistä, sillä sen pitää olla valmis lokakuun loppuun/ syyskuun alkuun mennessä.

Tunnillamme lisäksi vieraili toimeksiantajamme Tuomo Helo. Hän kävi tarkistamassa, miten projektimme etenee ja antoi ohjeita tulevaa varten.

Toinen pajapiiri suoritettiin 10.10.2017 ja aiheena oli tänään projektin viestintä ja projektin laadun varmistaminen. Teimme taas yhteistyötä paja 21 kanssa. Kaikki olivat perehtyneet materiaaliin ja saimme hyvin keskustelua aikaiseksi. Kaikki vastasivat vuorollaan aihetta koskeviin kysymyksiin. Käytimme pajapiiriin noin 2 tuntia. Pajapiirin jälkeen jatkoimme projektityötä ja posteriryhmä teki posterin valmiiksi. Kävimme läpi yritykset, joihin aiomme ottaa yhteyttä ja jaoimme ne pajan kesken pareittain. Jokaiselle tuli hoidettavakseen noin 2-3 yritystä. Viimeistelimme haastattelun ja lähetimme sen tarkastettavaksi Tuomo Helolle.

Kolmas ja toiseksi viimeinen pajapiiri suoritettiin syysloman jälkeen. Pajapiirin aiheena oli esiintyminen. Materiaaleissa oli ohjeita siihen, miten tehdä esityksestä mielenkiintoinen ja kuulijan huomiota ylläpitävä. Materiaaleissa oli myös ohjeet esiintymistilanteeseen. Toteutimme projektipajan taas yhdessä pajan 21 kanssa. Saimme aikaan paljon keskustelua ja kävimme kysymykset läpi. Lisäksi kaikki kokeilivat, millainen esiintymisasento on itselle luonnollisin. Käytimme tähän aikaa noin 2 tuntia. Tämän jälkeen otimme yhteyttä yrityksiin ja sovimme tapaamisia haastatteluja varten. Tähän mennessä oli tehty yksi haastattelu ja onneksemme saimme heidät myös mukaan hackathon tapahtumaan. Haastatteluja saatiin sovittua yritysten kanssa ja aikaa oli viikko aikaa suorittaa kaikki haastattelut.

Sen jälkeen, kun haastattelut oltiin tehty ja yrityksiä saatu hackathoniin suunnittelimme hackathonin paikan ja ajan, sekä mainonta keinoja. Hackathonin päivämääräksi saatiin 28.11 ja paikaksi ICT-city, ja saimme tehtyä mainoksen, jota levitimme eri medioihin.

Viimeinen pajapiiri järjestettiin 7.11 ja aiheenamme pajapiirissä oli tänään projektin päättäminen. Toteutimme pajapiirin tänään vain oman pajamme kanssa. Kaikki olivat perehtyneet materiaaliin hyvin ja jokainen vastaili Nikon esittämiin kysymyksiin.

Lopuksi vielä ennen hackathonin järjestämistä suunnittelimme asiat loppuun, jatkoimme ankaraa mainostusta ja pistimme osallistumislinkin tapahtumaan avoimeksi. Saimme hoidettua tapahtumaan osallistujille pizzaa, haalarimerkin ja vielä kirsikkana kakun päälle opintopisteen.

Hackathon-tapahtuma meni nappiin kokonaisuudessa. Osallistujia riitti ja tapahtuma oli mielenkiintoinen.

Teksti: Arian Sopjan, projektipajan opiskelijajäsen, Turun ammattikorkeakoulu